Når det uventede eller uønskede skjer, er det viktig å ha klare rammer og prosesser for hvordan man skal manøvrere i ukjent farvann. Her har vi samlet åtte råd om hva du skal gjøre når organisasjonen enten må nedbemanne på grunn av forhold i virksomheten eller hos en enkelt medarbeider eller leder.
Ledere og HR-medarbeider gruer seg ofte til å ta tak i slike prosesser. Om de er usikre på stegene – både juridisk og menneskelig, vil det selvfølgelig prege prosessen videre, sier Gjermund Nyseter til FRONT Leadership Weekly. Derfor er det viktig å ha en kjøreplan:
Dette må du tenke på når du skal nedbemanne
- Lag en grundig analyse av situasjonen
– Det er svært viktig å skape god innsikt og forståelse av de faktiske forhold, slik at både de berørte medarbeiderne og organisasjonen kan akseptere de tiltak ledelsen til slutt beslutter. Vær bevisst på kravet til dokumentasjon og at dette skal presenteres for partene i saken. Beskriv situasjonen mest mulig objektivt. Unnlat å trekke konklusjoner for tidlig. Sjekk flere kilder. - Vær bevisst på organisasjonens kultur og verdier
– Det å gjennomføre nedbemanninger, betyr å utsette seg og organisasjonen for press mot egen integritet. Da er det viktig at det er samsvar mellom utøvet lederskap og organisasjonens verdier. Husk at alle andre ser hvordan de berørte blir behandlet. Vær tydelig OG empatisk i prosessen – fra start til slutt. - Bestem dere deretter for hvilke alternativer dere kan/vil tilby de berørte.
Dere har nå to muligheter:- Gjennomføre en ren juridisk prosess – i henhold til Arbeidsmiljøloven § 15-7
- Tilby frivillige løsninger basert på avtalefrihet. Her skal dere tenke «ja takk, begge deler». Det vil si; kjør prosessen i henhold til formalkravene i Arbeidsmiljøloven, og samtidig være åpen på at dere også ønsker å tilby en frivillig løsning. Det vil si at dere sammen blir enig om vilkårene for at de berørte kandidatene skal si opp sin stilling selv – frivillig. Det er viktig at dette gjøres tydelig og innenfor allerede satte rammer. For eksempel hvor stor den økonomiske kompensasjonen vil være, vilkårene for en frivillig oppsigelse og hvilken hjelp og støtte de berørte vil kunne motta etc.
- Utarbeid en dedikert og tydelig kommunikasjons- og beredskapsplan – Lag en plan for hva du skal kommunisere, hvor du skal kommunisere og når. Vær konsekvent og tydelig i alt du kommuniserer. Repeter det samme budskapet, men på forskjellige måter. Tydeliggjør budskapet – det som er «hørt», er ikke nødvendigvis «forstått», og da vil det heller ikke kunne blir «akseptert».
- Tren på å kommunisere prosessens «Why, How and What»
- Why – Hvorfor ledelsen gjør det de gjør, og hvorfor er det nødvendig for prosessen og organisasjonen
- How – Er måten ledelsen gjør det på, som viser hvordan dere ivaretar kandidaten(e) og organisasjonen
- What – Viser konkret hva ledelsen gjør og hva ledelsen ikke gjør. Vær autentisk – og godt forberedt – Er dere usikker på hva dere kan/bør si og hvordan du skal si det – tren på samtalene FØR du gjennomfører de. Husk; Din tilstand smitter – er du trygg, vil de berørte kandidaten(e) føle seg tryggere.
- Når dere «trykker» på knappen er det for sent å snu
– «Zero moment of truth», eller sannhetens øyeblikk kommer når organisasjonen mottar budskapet. Samtidig starter både organisasjonenes og din psykologiske reaksjon. Vær bevisst på hva du vil formidle og tenk godt igjennom hva du tror blir etterlatt inntrykk av din kommunikasjon. Det er sjelden det du tror eller håper på. - Forhandle (innenfor gitte rammer – se punkt 3) en balansert sluttavtale, og sørg for at kandidaten bli fristilt raskest mulig – fritatt for både arbeidsplikt og arbeidsrett
– Den bør være gjensidig godt for begge parter, og tilpasset behov og situasjon – både for selskapet og medarbeideren. Et godt sluttresultat er når begge parter er litt misfornøyd. - Følg kandidatene med litt avstand, og være tett på organisasjonens tanker og følelser i forhold til prosessen og beslutningene
– Hold overordnet kontakt med kandidatenes videre prosess. Meld tilbake til organisasjonen og/eller avdelingen når det er gode nyheter – som at kandidatene er kommet seg videre i sin karriere. Dette vil bidra til å forsterke et positivt utfall av en krevende prosess.
Endringer kommer hurtigere og har for de fleste blitt en del av hverdagen. Med økte krav, sterkere kostnadspress, krevende rammevilkår og nødvendig digitalisering, skal organisasjoner fremdeles nå sine resultater, raskere og raskere. Følger du rådene ovenfor, vil du være langt bedre rustet neste gang – for det blir en neste gang.