Ledelse i seg selv er et komplekst fag fordi det hele tiden handler om mennesker. Avstandsledelse gjennom digitale verktøy gir noen ekstra utfordringer. Her gir FRONT Leadership deg sine beste råd for å løse utfordringene.
Vi kjenner det igjen fra eventyrene og fra alle de litt irriterende suksesshistoriene vi stadig hører; den indre drivkraften. Det kan virke som så mange andre bare har den på plass, men realiteten er at de fleste må jobbe for å opprettholde den. Når motivasjonen er der i individet og teamet, vil utfordringene som kommer bli lettere å løse. Derfor er motivasjon blant medarbeiderne og bygging av engasjement en nøkkelfaktor for gode team, og et viktig fokuspunkt i avstandsledelse.
Motivasjon kan skapes gjennom å tydeliggjøre betydningen av god gjennomføring både for individet og for gruppen. Ved å benytte en tydelig visjon er det mulig å gi et klart bilde av hva som skal oppnås av gruppen samlet, og også hva den enkelte kan ta med seg for å utvikle egen rolle. Dersom motivasjonen blant medarbeiderne er lav, vil det bli vanskelig å bygge videre på noe som helst. Er derimot den indre drivkraften blant medarbeiderne høy, er andre utfordringer mye enklere å løse.
Når fundamentet er på plass, er det flere spesifikke tiltak som kan jobbes med for å skape en dynamikk som bidrar til gode resultater. Konkretisering av arbeidsoppgavene er blant disse. Med hjelp av tydelige forventninger og konstruktive tilbakemeldinger vil visjonen videreføres og hver enkelt få et klart bilde av arbeidsoppgavene og samtidig oppleve å bli sett. Dersom det også sekunderes underveis i prosessen, vil det bidra til å avklare om alle har fått med seg essensen i oppdraget. Det er fint å avklare om oppgavene løses hensiktsmessig eller om det er nødvendig med justeringer. Mye av dette går på individualisering. Bruk tid på å bli kjent, da er det mulig å legge til rette for at alle får brukt sine styrker.
Dersom medarbeiderne aktiviseres ved hjelp av klare forventninger til for eksempel å løse oppgaver mellom hvert møte eller bli tildelt ansvar, vil det skape rom for handling. Reell mulighet for å påvirke pågående prosesser vil også gi eierskap og føre til at den enkelte selv ønsker å bidra aktivt i de ulike prosessene. Her kommer også variasjon inn. Selv om noe har fungert godt tidligere, betyr det ikke at det bør forbli sånn for alltid. Det er viktig å ta høyde for ulike lærestiler og benytte ulike digitale verktøy for samarbeid og kommunikasjon. Hvordan teamet samhandler kan kanskje bli enda bedre hvis man våger å tenke utenfor boksen. Det kan være så enkelt som å variere mellom problemløsning en til en og problemløsning i gruppe.
Rammebetingelsene endres ved avstandsledelse
Avstandsledelse kan være en uvant øvelse dersom en ikke er vant til det. Sosialisering blir en større utfordring enn når kollegene kan samles rundt kaffeautomaten, men er minst like viktig når de en skal lede sitter spredt. Godt samarbeidsklima er viktig når det jobbes i team, og alle de ovennevnte grepene kan bidra til å bedre resultatet for hvordan dette kan løses på avstand. Likevel er det viktig å huske på at det skal være gøy på jobb. Et møte uten agenda kan være en måte å få tilbake noe av det sosiale mange savner på hjemmekontoret. Selv i en travel hverdag er det viktig å huske på at gode relasjoner også gir et godt grunnlag for trivsel, og er en viktig ingrediens i godt samarbeid.
En leder bør altså ha fokus på disse punktene: Motivasjon, aktivisering, konkretisering, variasjon, individualisering og sosialisering. Kombinasjonen av dette skaper dynamiske og funksjonelle team og er ekstra viktig når det ledes på avstand gjennom digitale verktøy. Fokuspunktene er ment som tiltak for å skape mestring, og mestring er i seg selv kanskje den viktigste faktoren for motivasjon. Tiltakene henger alle sammen og bidrar til å forsterke hverandres virkning. Tiltakene er dynamiske på samme måte som menneskene som ledes, og de må tilpasses og endres underveis for å skape et vinnende og dynamisk team digitalt.
Nedenfor er det listet opp et knippe enkle grep for å lede medarbeidere på avstand.
MOTIVASJON
Hvordan skape interesse rundt emnet?
- Høy grad av involvering.
- Lag et fellesskap og få alle personlighetene med på en felles retning.
- Tydeliggjør hva dette betyr for teamet på individ- og gruppenivå.
- Individuell kartlegging for å avklare den enkeltes indre drivkraft.
- Hvordan kan deltageren koble det til egen rolle.
- Tegn et tydelig målbilde og skap en visjon.
AKTIVISERING
Hvordan får vi aktiv deltagelse?
- Bruk gode digitale verktøy for samarbeid og brainstorming.
- Tydelige forventninger til deltakelse og engasjement (f.eks. ha på kamera).
- Variasjon i metode og verktøy (husk pauser!).
- Gi oppgaver mellom hvert møte.
- Bygg eierskap og myndighet.
- Tidlig involvering.
KONKRETISERING
Hvordan henger opplæringen sammen med jobben som medarbeideren skal løse?
- Illustrer sammenhengene i organisasjonen og prosessen.
- Tegn en konkret tidslinje der det belyses hva som skal oppnås.
- Ha relevante mål, oppgaver og frister. Tydeligere forventninger og tilbakemeldinger.
- Kartlegging av nye krav til fremtidig kompetanse, atferd og behov gjennom f.eks. en GAP analyse.
VARIASJON
Hvilke virkemidler kan vi bruke til å variere og engasjere?
- Bruk ulike digitale verktøy som f.eks. Miro, Murial, Mentimeter, Kahoot.
- Veksle mellom 1:1 samtaler, gruppe og i plenum.
- Stå-møter eller gå-møter på telefonen.
- Storytelling/narrativ, hva er vår fortelling? Hvem er helten i vår fortelling?
- Ta høyde for ulike lærestiler.
INDIVIDUALISERING
Hvordan tilrettelegger vi for at folk har forskjellige forutsetninger og ulike læringstilnærminger?
- Bruk tid i starten til å bli kjent og etabler de ulike forutsetningene.
- Følg opp noe 1-1, noe annet i team.
- Ansvarliggjøring av hver enkelt.
- Variasjon i metodikk.
- Tilgjengeliggjøring av informasjonen i ulike format.
- Legg til rette for ulike kommunikasjonsstiler og gi rom til å agere og bruke ulike individuelle styrker.
SOSIALISERING
Hvordan legger vi opp til samarbeid, sosial læring og kulturbygging?
- Varier på samarbeidspartnere innad i teamet.
- Skap tillit gjennom øvelser.
- Kreativt bruk av ulike verktøy.
- Brekk opp med leker som for eksempel gjennom en Kahoot.
- Fortell suksesshistorier.
- Digitalt hjemmebesøk.
