Hvordan får man til smidighet i praksis?
Her får du 4 læringspunkter fra en arbeidsplass hvor man må jobbe smidig dersom fatale ulykker skal unngås.
Av Idun Backer
Kort om smidig
Du som kjenner til begrepet smidig vet sikkert at det kan forstås som et tankesett, eller karaktertrekk, som er mer eller mindre fremtredende blant ansatte og i organisasjoner. Tankesettet synliggjøres i praksis gjennom hvor godt man kontinuerlig evner å samhandle, utvikle kompetanse, strukturere, forenkle og ha gjennomføringskraft til raskt å skape verdi for egen bedrift og for kunde.
Tross smidig-begrepets popularitet i arbeidslivet spør fremdeles mange «hvordan får vi det til i praksis?». Derfor skal du nå få fire læringspunkter som kan hjelpe deg og din organisasjon til økt smidighet.
Les også: God lederpraksis skaper sterkere tilhørighet
Smidig i praksis: Læringspunkter fra hangarskip
Fokuset på hangarskip er inspirert fra Karl E. Weick1, en anerkjent forsker innen organisasjonspsykologi. Han skiller mellom to organisasjonstyper: Den første er effektivitetsorganisasjoner, og inkluderer de fleste arbeidsplasser. Slike organisasjoner kjennetegnes av at effektivitet oppfattes som den viktigste muliggjøreren for inntjening. Den andre typen er høypålitelighetsorganisasjoner, og inkluderer arbeidsplasser som akuttmottak, kjernekraftverk og hangarskip. Slike organisasjoner kjennetegnes av at man opererer under høy risiko, og derfor avhenger av smidige eller pålitelige arbeidsprosesser. Dette leser du om i læringspunkt 1. Læringspunkt 2 og 3 gjelder hvordan medarbeiderne ser betydningen av eget arbeid for konteksten, og kontekstens betydning for eget arbeid. I læringspunkt 4 kastes ensidig fokus på produktivitet «over bord».
Læringspunkt 1: Risikoarbeid krever pålitelige arbeidsprosesser
Se for deg hangarskipet. Ulykker skjer nesten aldri til tross for at risikoen for ulykker er svært høy. Årsaken er at medarbeiderne samarbeider godt tross komplekse og krevende arbeidsforhold. Hvordan får de det til, og hva kan du og din organisasjon lære? Det viktigste er at enhver arbeidsprosess er gjennomtenkt og tydelig forstått av alle. Dette krever at:
- prosessene trenes på i fellesskap slik at de blir intuitive for arbeidsgruppen som helhet (trening skjer primært i jobbsituasjonen og som team-aktivitet)
- prosessene evalueres kontinuerlig for å sikre kontinuerlig forbedring (samtaler og debriefs skjer fortløpende i jobbsituasjonen)
Læringspunkt 2: Handlinger forstås som bidrag
Avgjørende for det gode samarbeidet er at medarbeiderne forstår handlingene sine som bidrag til et større hele. Slik får alle handlingene betydning for de kollektive prosessene,
heller enn å kun fungere som enkeltindividers isolerte valg. I effektivitetsorganisasjoner kan man oftere utføre arbeidet sitt uten å måtte koordinere seg med andre, og konsekvensene av å kun «jobbe med sitt» er sjeldent fatale. I tillegg omtales det sjeldnere som kritisk hvis medarbeiderne ikke evner å forstå og respondere godt på hendelsesforløpene/verdikjedene som skjer og oppstår blant dem. For å bli gode på å gjøre handlinger til bidrag, gjelder det å:
- hyppig snakke sammen om hvem som skal gjøre hva, når og hvorfor, og eventuelt hvordan
- løpende reflektere over hvordan egne handlinger bidrar for konteksten
Fordeler og ulemper med intern vs ekstern lederutvikling – les mer her
Læringspunkt 3: Gjensidig forståelse er viktigere enn felles forståelse
Det gode samarbeidet betinger også at medarbeiderne utvikler og videreutvikler en gjensidig forståelse av felles kontekst og mål, og for hverandres ulike arbeidsoppgaver og perspektiver. Gjensidig forståelse innebærer forståelse og respekt for ulikheter (som roller, ansvar, meninger og perspektiver). I effektivitetsorganisasjoner avklarer man sjeldnere slike likheter og ulikheter fordi det gjerne oppfattes som tid- og ressurskrevende, altså som ineffektivt. Fokus er oftere å bygge felles forståelse, eller et felles «utsyn», hvor idealet er at man jobber ut fra like perspektiver og holdninger. Fordi mennesker tenker og forstår ting ulikt, kan dette resultere i misforståelser som viser seg å være vel så ressurskrevende. Du har kanskje opplevd det selv, at medarbeiderne dine gjør noe annet enn du ønsket eller trodde dere hadde avklart? Dere kan forebygge slike misforståelser og interessekonflikter, og sikre gjensidig forståelse av hva som kreves for å oppnå smidig gjennomføringskraft ved å:
- løpende diskutere arbeidet og felles mål for å avklare medarbeidernes ulike oppfatninger og hvilke (sam)handlinger som kreves
- gå inn i samtalene med tillit, åpenhet og oppmerksomhet
- lukke samtalene når man forstår hva som trengs for at hver enkelt får gjort jobben sin godt
Læringspunkt 4: Et frydefullt fokusskift
Det mest frydefulle med Weick er at han kaster fokuset på produktivt og uproduktivt arbeid «over bord» og heller diskuterer skillet mellom careful («solid») og careless («slurvete») arbeid. Begrepene gjelder ikke bare hvordan man utfører konkrete arbeidsoppgaver, men hvordan man som fellesskap forholder seg til, reflekterer rundt og utvikler helhetlige, pålitelige arbeidsprosesser. Med begrepet «solid arbeid» trekkes linjen tilbake til smidig, som også handler om å samhandle, forenkle og strukturere slik at man får gjennomføringskraft til raskt å skape verdi.
Det synes paradoksalt nok som om høypålitelighetsorganisasjoner til tider er mer effektive enn effektivitetsorganisasjoner. Derfor er disse læringspunktene viktige for alle organisasjoner som søker smidighet. La oss tenke på hangarskip litt oftere.
